Quá trình chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số có thể được định nghĩa là quá trình sử dụng công nghệ hiện đại để tạo ra các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm của khách hàng mới hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm của khách hàng hiện có.
Việc tái hiện lại hoạt động kinh doanh trong thời đại số này trang bị cho các tổ chức các công cụ cần thiết để theo kịp các đối thủ cạnh tranh và đáp ứng các yêu cầu thay đổi của thị trường.
Loại chuyển đổi này vượt ra ngoài các vai trò truyền thống như bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng, và chủ yếu liên quan đến cách các tổ chức suy nghĩ và tương tác với khách hàng. Với việc kết hợp công nghệ mới, các tổ chức có cơ hội xem xét lại cách họ thực hiện kinh doanh.
Điều này sẽ mở ra cánh cửa cho sự tăng trưởng đáng kể và có thể cho phép họ tăng đáng kể trải nghiệm của khách hàng và mở rộng sang các ngành chưa từng có trước đây.
4 lĩnh vực của chuyển đổi số
Nếu một tổ chức đang có kế hoạch thực hiện dự án chuyển đổi số, họ cần cân nhắc bốn lĩnh vực chính sau:
1. Chuyển đổi quy trình
Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một sáng kiến chiến lược nhằm cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của công ty. Nó bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng các quy trình và hệ thống hiện có, với mục tiêu xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để đạt được mục tiêu của công ty tốt hơn.
Chuyển đổi quy trình đòi hỏi phải sửa đổi các yếu tố của quy trình kinh doanh để đạt được các mục tiêu mới. Hầu hết các công ty tham gia vào quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh khi họ cần cập nhật triệt để. Thực hiện quá trình chuyển đổi như vậy sẽ hiện đại hóa các quy trình của tổ chức, tích hợp công nghệ mới, tiết kiệm tiền và kết hợp tốt hơn các hệ thống cốt lõi.
Các bước quan trọng trong Chuyển đổi quy trình kinh doanh
Chuyển đổi quy trình kinh doanh tuân theo các bước hoặc lộ trình tương tự như quản lý quy trình kinh doanh nhưng cố gắng tạo ra những thay đổi lớn hơn và quyết liệt hơn. Một số bước cần thực hiện khi nói đến chuyển đổi quy trình bao gồm:
Xác định mục tiêu của chuyển đổi số
Công ty chủ yếu cố gắng nâng cấp hệ thống? Kết hợp công nghệ mới? Điều chỉnh quy trình cho phù hợp với cấu trúc tổ chức mới? Nguyên nhân nào dẫn đến nhu cầu này? Bước đầu tiên là hiểu lý do chuyển đổi. Điều này có thể là do nhu cầu nâng cấp hệ thống, kết hợp công nghệ mới, thích ứng với cấu trúc tổ chức mới hoặc các lý do khác. Điều quan trọng là phải hiểu rõ mục tiêu của chuyển đổi để đảm bảo thực hiện đúng những thay đổi. Bạn nên tham khảo ý kiến tư vấn chuyển đổi từ các chuyên gia để xác định mục tiêu cho quá trình chuyển đổi số của mình.
Thiết lập số liệu cơ sở
Để đo lường sự thành công của quá trình chuyển đổi, điều quan trọng là phải có một bộ số liệu rõ ràng để theo dõi. Các tổ chức nên thu thập dữ liệu cần thiết để chứng minh rằng quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh sẽ thành công. Điều này bao gồm chi phí, thời gian, số lỗi và các số liệu khác có thể đo lường được.
Thu hút tất cả các bên liên quan
Chuyển đổi quy trình kinh doanh không chỉ là thay đổi quy trình mà còn là thu hút tất cả các bên liên quan vào quy trình thay đổi. Điều này bao gồm việc tìm kiếm phản hồi từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác về những gì đã hiệu quả trong quá khứ và những gì họ mong đợi từ quy trình mới.
Vạch ra kịch bản tốt nhất
Sử dụng công cụ lập sơ đồ, tạo biểu diễn trực quan về lộ trình công việc lý tưởng, bao gồm tất cả các tác vụ của con người và hệ thống cần thực hiện. Điều này sẽ giúp công ty hiểu được toàn bộ phạm vi của quá trình chuyển đổi và xác định mọi trở ngại hoặc thách thức tiềm ẩn.
Triển khai và giám sát
Sau đó, quy trình nên được giới thiệu dần dần, sử dụng các nhóm nhỏ được đào tạo về quy trình mới. Tiến trình chuyển đổi nên được theo dõi chặt chẽ và bất kỳ thay đổi nào cần thực hiện đều phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo thành công.
2. Chuyển đổi mô hình kinh doanh
Nhiều công ty đang theo đuổi công nghệ số để chuyển đổi mô hình kinh doanh truyền thống của họ. Trong thế giới kinh doanh ngày nay, có rất nhiều ví dụ về loại đổi mới này, từ việc Netflix tái tạo phân phối video đến việc Apple tái tạo dịch vụ phát nhạc (I-Tunes) cho đến việc Uber tái tạo ngành công nghiệp taxi.
Những cái tên nổi tiếng này không phải là công ty duy nhất đưa những thay đổi lớn như vậy vào mô hình kinh doanh của họ. Các công ty bảo hiểm như Allstate và Metromile đang sử dụng dữ liệu và phân tích để tách hợp đồng bảo hiểm và tính phí khách hàng theo dặm – một sự thay đổi toàn diện đối với mô hình kinh doanh bảo hiểm ô tô.
Bằng cách tái tạo và bổ sung vào mô hình hiện tại để thành công, các tập đoàn có thể đạt được sự đổi mới dẫn đến những cơ hội tăng trưởng mới đáng kể. Đây là lý do tại sao nhiều công ty hơn nữa nên cố gắng đi theo con đường tương tự.
3. Chuyển đổi thị trường
Một lĩnh vực không nhận được nhiều sự chú ý nhưng đã chứng minh được tiềm năng to lớn của mình là chuyển đổi thị trường. Các công nghệ mới có khả năng định nghĩa lại sản phẩm và dịch vụ, xóa nhòa ranh giới trong ngành và tạo cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh không theo truyền thống. Hình thức chuyển đổi bán buôn này mang đến những cơ hội đáng kinh ngạc để các doanh nghiệp tạo ra giá trị mới.
Một ví dụ tuyệt vời về cách chuyển đổi tên miền hoạt động là trường hợp của nhà bán lẻ trực tuyến Amazon, công ty đã mở rộng sang một tên miền thị trường mới với việc ra mắt Amazon Web Services (AWS). Hiện tại, AWS là nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây/cơ sở hạ tầng lớn nhất thế giới, trong một lĩnh vực trước đây do những gã khổng lồ nổi tiếng là Microsoft và IBM thống trị.
Mặc dù có vẻ như đây không phải là một động thái rõ ràng của Amazon, nhưng động thái chuyển sang cung cấp dịch vụ đám mây đã chứng kiến nhà bán lẻ trực tuyến này tận dụng các khả năng và dịch vụ mà họ đã sử dụng. Ví dụ, họ đã phát triển khả năng lưu trữ khổng lồ khi tìm cách củng cố hoạt động kinh doanh toàn cầu của mình đồng thời cung cấp dịch vụ điện toán và lưu trữ quan trọng cho các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp đang phát triển khác cũng như các doanh nghiệp đang phát triển khác thuộc gia đình Amazon.
Vì vậy, tất cả các khả năng đều có ở đó, chỉ cần có tầm nhìn và sự tự tin để chuyển sang không gian đám mây. Tất cả các doanh nghiệp đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số nên lưu ý đến các cơ hội mới để chuyển đổi tên miền khi kết hợp công nghệ mới.
4. Chuyển đổi số về văn hóa/tổ chức
Một quá trình chuyển đổi số thành công đòi hỏi nhiều hơn là chỉ cập nhật công nghệ hoặc thiết kế lại sản phẩm. Nếu một tổ chức không thể điều chỉnh các nỗ lực chuyển đổi số của mình theo các giá trị và hành vi nội bộ, điều này có thể gây ra hiệu ứng lan tỏa đến văn hóa của tổ chức.
Những tác động tiêu cực bao gồm từ việc áp dụng chậm các công nghệ số đến mất khả năng cạnh tranh trên thị trường và sự thất bại không thể tránh khỏi của sáng kiến và mất năng suất và doanh thu. Mặt khác, một nỗ lực toàn diện và có sự hợp tác có thể giúp thay đổi văn hóa để hiểu, nắm bắt và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.
Các nhà lãnh đạo nên xây dựng một tầm nhìn rõ ràng về quá trình chuyển đổi và truyền đạt hiệu quả tầm nhìn đó trong toàn bộ tổ chức một cách liên tục. Họ cần phải hiểu rõ những rủi ro thông minh là gì và tại sao chúng đáng để chấp nhận.
Các yếu tố cốt lõi của văn hóa số:
- Thúc đẩy định hướng bên ngoài, thay vì định hướng bên trong
- Đánh giá cao sự ủy quyền hơn là kiểm soát
- Khuyến khích sự táo bạo hơn là thận trọng
- Nhấn mạnh nhiều hành động hơn và ít lập kế hoạch hơn
- Đánh giá cao sự hợp tác hơn là nỗ lực cá nhân
Phát triển Chiến lược Chuyển đổi số
Bắt đầu bằng cách đánh giá tình trạng hiện tại của công ty bạn. Bạn hiện đang sử dụng những quy trình, công nghệ và mô hình kinh doanh nào? Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và bắt đầu xác định mục tiêu và xác định đối tượng mục tiêu của bạn. Lập bản đồ hành trình của khách hàng và tất cả các điểm tiếp xúc khác nhau trên đường đi. Đánh giá bối cảnh công nghệ và lưu ý bất kỳ khoảng cách hoặc điểm kém hiệu quả nào.
Tạo nhóm chuyển đổi số
Xây dựng một nhóm chức năng chéo chịu trách nhiệm thúc đẩy quá trình chuyển đổi thay đổi trên toàn công ty. Yêu cầu nhóm thay đổi và chuyển đổi xây dựng lộ trình. Liên tục theo dõi và cải thiện khi quá trình chuyển đổi thay đổi diễn ra.
Tối ưu hóa trải nghiệm số của nhân viên
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, các tổ chức ngày càng nhận ra tầm quan trọng của việc ưu tiên trải nghiệm của nhân viên như một khía cạnh quan trọng trong thành công chung của họ. Bằng cách tập trung vào việc tối ưu hóa trải nghiệm của nhân viên, các doanh nghiệp có thể trao quyền cho lực lượng lao động của mình, thúc đẩy văn hóa nơi làm việc tích cực và thúc đẩy năng suất và đổi mới cao hơn. Phương pháp tiếp cận này bao gồm việc tận dụng các công cụ và công nghệ số để hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường giao tiếp và cộng tác, đồng thời cung cấp cho nhân viên các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để phát triển trong vai trò của họ.
Tập trung vào việc chuyển đổi trải nghiệm của khách hàng
Để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng, các tổ chức cần hiểu nhu cầu, sở thích và điểm khó khăn của khách hàng. Điều này đòi hỏi phải tận dụng phân tích dữ liệu, phản hồi của khách hàng và nghiên cứu thị trường để có được những hiểu biết có giá trị về hành vi và kỳ vọng của khách hàng. Với thông tin này, các doanh nghiệp có thể thiết kế và triển khai các chiến lược kỹ thuật số phù hợp với nhu cầu của khách hàng, cho dù đó là thông qua điều hướng trang web trực quan, đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa hay hỗ trợ khách hàng phản hồi. Hơn nữa, việc tận dụng các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo và chatbot cho phép các tổ chức cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực và mang lại trải nghiệm siêu cá nhân hóa, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Bằng cách áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số để nâng cao trải nghiệm của khách hàng, các doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn, thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Bằng cách liên tục phân tích dữ liệu khách hàng, theo dõi phản hồi và lặp lại các dịch vụ kỹ thuật số của mình, các tổ chức có thể duy trì sự linh hoạt và thích ứng với nhu cầu thay đổi của khách hàng và xu hướng thị trường. Cuối cùng, cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm đối với chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các doanh nghiệp tạo sự khác biệt trong một thị trường đông đúc và mang lại những trải nghiệm đặc biệt khiến khách hàng quay lại để mua thêm.
Quản lý sản phẩm số trong quá trình chuyển đổi
Trong hành trình chuyển đổi số, việc quản lý hiệu quả sản phẩm số của bạn trở nên vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công và liền mạch. Khi các tổ chức áp dụng các công nghệ mới và xác định lại quy trình của mình, việc quản lý sản phẩm số bao gồm giám sát quá trình phát triển, triển khai và tối ưu hóa liên tục để đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng và mục tiêu kinh doanh.
Trước hết, điều cần thiết là phải thiết lập tầm nhìn và chiến lược sản phẩm rõ ràng phù hợp với các mục tiêu chuyển đổi số chung của tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định thị trường mục tiêu, hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và xác định các tính năng và chức năng chính sẽ mang lại giá trị. Bằng cách liên tục thu thập phản hồi của khách hàng và tận dụng nghiên cứu thị trường, các tổ chức có thể tinh chỉnh lộ trình sản phẩm của mình và đảm bảo lộ trình này vẫn phù hợp với kỳ vọng của khách hàng và xu hướng của ngành.
Gợi ý & Mẹo để Chuyển đổi Kỹ thuật số Thành công
Chuyển đổi Cơ sở hạ tầng Công nghệ
Nâng cấp và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng công nghệ của công ty bạn để hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số. Áp dụng các giải pháp dựa trên đám mây để tăng tính linh hoạt, tích hợp các công nghệ mới nổi như IoT và AI, đồng thời tận dụng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt. Cơ sở hạ tầng hiện đại cho phép khả năng thích ứng, xử lý khối lượng dữ liệu tăng lên và mang lại trải nghiệm kỹ thuật số liền mạch.
Quản lý Thay đổi và Sự chấp nhận của nhân viên
Thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số thành công thông qua quản lý thay đổi hiệu quả. Thu hút nhân viên, cung cấp đào tạo và hỗ trợ, đồng thời nuôi dưỡng văn hóa đón nhận sự thay đổi. Bằng cách thu hút lực lượng lao động, giảm thiểu sự phản kháng, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang các công nghệ và quy trình mới. Theo dõi sự tham gia của họ thông qua các công cụ truyền thông như Poppulo, công cụ này cung cấp dữ liệu và phân tích để có cái nhìn sâu sắc và định hướng tốt hơn trong quá trình chuyển đổi.
Dữ liệu và Quyền riêng tư của Khách hàng
Bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của khách hàng trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu, đảm bảo lưu trữ và truyền tải an toàn, đồng thời minh bạch về các hoạt động dữ liệu. Tôn trọng quyền riêng tư sẽ xây dựng lòng tin và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng.
Cải tiến và Đổi mới Liên tục
Áp dụng văn hóa cải tiến và đổi mới liên tục. Tìm kiếm phản hồi của khách hàng, theo dõi xu hướng và tận dụng các công nghệ mới nổi. Tối ưu hóa chiến lược thường xuyên, thích ứng với kỳ vọng thay đổi và nắm bắt cơ hội tăng trưởng.
Đo lường & Đánh giá Thành công của Chuyển đổi số
Đo lường thành công của chuyển đổi số bằng các KPI đã xác định. Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả chiến lược và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Đảm bảo chuyển đổi mang lại kết quả mong muốn và giá trị kinh doanh hữu hình.
Case Study và Câu chuyện thành công
Học hỏi từ các ví dụ thực tế về chuyển đổi số thành công. Khám phá các ngành công nghiệp đa dạng, hiểu các thách thức, chiến lược và kết quả. Chấp nhận thay đổi và đổi mới để phát triển mạnh mẽ trong thời đại số.
Điểm chính về Chuyển đổi số
Thông qua việc sử dụng công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp liên tục phát triển và trải qua các chuyển đổi số giúp cải thiện hiệu quả và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nhưng chuyển đổi số không kết thúc bằng việc triển khai công nghệ mới. Các tổ chức nên nghĩ xa hơn công nghệ để nắm bắt chuyển đổi số thực sự. Chỉ khi đại tu toàn bộ tổ chức, các doanh nghiệp mới có thể nhận ra những lợi ích của số hóa: nâng cao hoạt động, tạo cơ hội hợp tác, mở rộng dịch vụ cung cấp và cách mạng hóa cách tiếp cận của họ đối với trải nghiệm của khách hàng và nhân viên.